Chemins de navigation
Certains formulaires papier demandent de qualifier la demande. Par exemple:
S'il s'agit d'une demande pour un particulier ou une personne morale.
S'il s'agit d'une autorisation, d'un transfert, d'un ajout pour la profession de taxi
La qualification de la demande permet alors de ne renseigner que certains champs (par exemple pas de date de naissance pour une personne morale).
Elle permet aussi de spécifier des pièces justificatives différentes (cf ci dessus la demande pour un taxi).
Ce type de qualification a un avantage pour l'administration: cela permet de créer un seul formulaire à imprimer. Mais cela complexifie le formulaire et cela a plusieurs inconvénients pour l'usager:
Pour quelqu'un qui découvre le formulaire, il est parfois difficile de comprendre comment remplir le formulaire d'autant plus que pour des raisons de place, l'explication se trouve parfois dans un document séparé. Il devient alors obligatoire de rencontrer un agent de l'administration pour remplir le formulaire.
Cela introduit des erreurs
Cela procure l'impression que l'administration a son propre langage et qu'elle n'est pas capable de se mettre au niveau de ses administrés.
La dématérialisation d'un formulaire a un pré-requis essentiel, obligatoire: la simplicité. En effet, il n'y aura pas d'agent de disponible à 21h pour expliquer comment remplir chaque formulaire. De la même façon, aucune personne ne remplira un formulaire s'il faut lire un document en annexe pour apprendre comment le remplir.
Avoir différents de chemins de navigation dans un formulaire dématérialisé ne serait envisageable que si la plateforme offrait d'elle même de ne présenter que les champs en adéquation avec la qualification de la demande. Mais cette fonction n'est pas disponible pour l'instant.
Préconisation
Lorsqu'un formulaire présente plusieurs chemins de navigation, la meilleure solution consiste à diviser le formulaire en plusieurs formulaires:
Ainsi, il est préférable de mettre en place un formulaire pour les personnes morales et un pour les personnes physiques. Avoir un formulaire pour l'autorisation d'exercer la profession de taxi et un pour la demande de transfert de cette autorisation. Un formulaire différent pour une première inscription, un autre pour un duplicata car il n'est pas alors nécessaire de redonner l'ensemble des informations.
Malgré la crainte d'avoir une multiplication des formulaires, la plateforme reste très simple à utiliser pour l'ensemble des formulaires: par exemple voici l'exemple des demandes relatives à la conduite de taxi:
Et c'est d'autant plus facile avec la plateforme qu'elle contient une option pour dupliquer un formulaire: le processus pour une double qualification de type 'personne physique/morale' est alors le suivant:
Créer un formulaire de base contenant les informations communes à tous les formulaires
Dupliquer le formulaire de base et y ajouter les champs spécifiques pour une personne morale
Dupliquer le formulaire de base et y ajouter les champs nécessaires pour une personne physique
Sur le site web de l'administration concerné, référencer les deux formulaires (2 et 3).
Cette préconisation a plusieurs avantages:
En tant que demandeur, il m'est facile de sélectionner le formulaire qui me correspond
Le formulaire présenté est plus simple car il ne contient que les champs qui correspondent à la demande
Il y a moins d'erreurs dans les formulaires
En tant qu'agent d'administration, je peux facilement faire traiter les formulaires différemment (différentes personnes), ou obtenir des statistiques en fonction des types de demandes.
Concernant le formulaire papier existant, il ne semble pas nécessaire de le changer.
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