Dématérialiser un premier formulaire

Ce chapitre présente comment dématérialiser un formulaire papier, c'est à dire comment créer en ligne l’équivalent d'un formulaire papier sur le site Mes-Demarches.gov.pf.

Pré-requis:

Pour pouvoir reproduire ce tutoriel, il vous faut un compte administrateur sur la plateforme que vous pouvez obtenir ici:

Il est préférable d'avoir lu le chapitre Comprendre un formulaire papier et en particulier le chapitre Chemins de navigation qui permet de comprendre pourquoi nous construisons plusieurs formulaires en ligne pour un seul formulaire papier.

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But

Pour ce tutoriel, nous allons prendre le formulaire papier de création de carte d'artisan.

Le formulaire papier est le suivant:

Comme expliqué dans le chapitre Chemins de navigation, le formulaire a deux chemins

  1. Le premier pour la demande de création d'une carte d'artisan

  2. Le deuxième pour la demande de renouvellement

Les pièces justificatives sont différentes et on peut imaginer que pour le renouvellement certains renseignements ne sont plus à demander.

Dans ce chapitre nous allons construire le formulaire pour la première demande de création de carte d'artisan. Puis nous montrerons comment il est simple de dupliquer ce formulaire et d'adapter le nouveau formulaire pour obtenir la demande de renouvellement.

Tableau de bord des procédures créées

Après connexion, l’administrateur accède au tableau de suivi des procédures qu’il a créé.

Le tableau est organisé en trois parties :

  • Brouillons :

Les procédures à l’état de brouillon sont celles créées mais non finalisées et non publiées.

  • Actives :

Une procédure est considérée active lorsqu’elle est finalisée et publiée.

La publication de la procédure génère une URL qui permet d’accéder au dépôt de dossier sur la procédure. Cette URL doit être communiquée aux usagers afin qu’ils déposent leur dossier sur demarches-simplifiees.fr.

  • Archivées :

Une procédure archivée ne permet plus le dépôt de dossier par les usagers. Elles sont toujours visibles par les accompagnateurs afin de procéder à l’instruction des dossiers.

Formulaire de 'Création d'une carte d'artisan'

Dans l'interface d'administration, cliquez sur le bouton 'Nouvelle' démarche en haut à droite:

Description de la procédure

Après avoir cliqué sur le bouton « Nouvelle », une nouvelle page s’ouvre. Cette page permet de paramétrer la page de présentation de la procédure. C’est la première page visible par l’usager lorsqu’il initie le dépôt d’un dossier.

Les champs à côté desquels figure un astérisque sont obligatoires afin de créer une procédure.

Pour notre formulaire de création de carte d'artisan, voici un exemple de ce qui peut être saisi:

Champ

A Saisir

Libellé: nom de la démarche

Demande de création de carte d'artisan

Description de la démarche

Le service de l’artisanat traditionnel est le service instructeur des demandes d’agrément. Le ministre en charge de l’artisanat ou par délégation le chef du service de l’artisanat traditionnel est la personne habilitée à délivrer l’agrément. Le titulaire de l’agrément se voit délivrer une carte qui lui donne droit à la qualité d’artisan traditionnel de Polynésie française.

  • pour une période de trois ans aux artisans qui exercent l’activité depuis au moins un an ;

  • pour une durée de un an aux personnes ayant suivi une formation professionnelle, en spécialité artisanat, dispensée dans un des établissements de formation agréés par le Pays.

Conservation des données:

Chaque démarche doit indiquer au public combien de temps seront conservés les dossiers sur la plateforme et dans l'administration concernée.

Sur mes démarches: 36 (mois)

Hors Mes-Demarches: 36 (mois) Note: ces valeurs sont fictives et dépendent de l’administration concernée.

Lien vers le site internet: site internet de l'administration concernée

http://artisanat.pf

Cadre Juridique

Il s'agit d'un lien ou d'un fichier qui justifie le droit de collecter ces données

http://artisanat.pf/wp-content/uploads/documents/arra-ta-07-12-1984.original.pdf

Notice explicative de la démarche:

http://artisanat.pf/wp-content/uploads/FO-01.pdf

Cette démarche s'adresse à un public qui ne possède pas (ou pas encore) de numéro TAHITI, qui doivent donc s'identifier en tant que personne physique.

Prenez toujours soin de cocher cette case.

Archivage automatique:

Lorsqu'un dossier est soumis par un usager, il est considéré comme 'A vérification', 'en construction': Un agent de l'administration dot d'abord vérifier le dossier et le faire compléter si nécessaire avant qu'il passe en instruction.

L'archivage automatique est à utiliser dans le cas d'une date butoire pour soumettre un dossier, date à laquelle tous les dossiers soumis même s'il ne sont pas encore vérifiés passent alors en instruction.

Dans notre cas, cette fonction n'est pas utile, il n'y a pas de date butoire pour déposer les dossiers.

Création de champs

Après validation de la description, l’administrateur est redirigé sur la page de création de champs repérable à l’onglet « Champs » dans le menu situé à gauche de l’écran.

Pour créer un champ :

* Rentrer un libellé de champ

* Choisir le type de champ souhaité dans la liste.

Quelques types de champs spécifiques :

  • Titre de section : permet de créer un titre afin d’organiser le formulaire en sections. Le titre apparait sous forme d’un encadré bleu.

  • Explication : permet de présenter une explication à l’usager afin d’apporter des précisions ou de présenter des mentions légales.

  • Zone de texte : permet des fonctionnalités de traitement de texte à l’usager

  • Case à cocher : permet à l’usager de sélectionner un élément en cochant une case

  • Engagement : en cliquant sur une case, l’usager s’engage à ce qu’il est prévu dans le libellé du champ.

  • Lien vers un autre dossier: permet de demander à l’usager de renseigner un numéro de dossier d’une autre procédure qui serait lié à la procédure présente. Cela permet à l’accompagnateur de consulter les deux dossiers (à condition qu’il soit nommé accompagnateur sur les deux procédures).

  • Menu déroulant : permet à l’usager de sélectionner un élément dans une liste donnée. Dans l’encadré « Liste déroulante », écrire une valeur par ligne. Il est possible d’ajouter un séparateur entre des plages de valeur en formatant les valeurs de la manière suivante : --valeur--

    • Par exemple, lister en tête les communes de plus de 10 000 habitants suivi d'un séparateur, suivis par l'ensemble des communes de polynésie

      • Papeete

      • Punauuia

      • Faaa

      • Pirae

      • ----------

      • Afahiti

      • ...

    • Permet à la plupart des personnes de sélectionner leur commune rapidement et supprime les erreurs de frappe

  • Menu déroulant à choix multiples : permet à l’usager de sélectionner plusieurs valeurs dans la liste: Par exemple pour sélectionner plusieurs catégories.

  • Deux menus déroulants liés : permet de faire deux menu déroulants, dont le contenu du second change selon le choix fait par l'utilisateur au premier. Pour l'utiliser, remplissez la partie "Liste déroulante" avec le format suivant :

    --Fiction--
    Romans
    Nouvelles
    Science-Fiction
    --Bandes dessinées--
    Jeunesse Mangas
    --Sciences--
    Sciences humaines
    Sciences sociales

    Cela crée deux menu déroulants. Si dans le premier, est sélectionnée la valeur 'Sciences', le deuxième sous menu présente uniquement les valeurs possibles pour Sciences.

  • Pièce justificative: c'est ce qui permet d'attacher au dossiers des pièces justificatives comme une carte d'identité, un justificatif de domicile, une photo, etc...

Donc pour le formulaire papier de création de carte d'artisan nous pourrions avoir :

Champs

Type

Commentaires

Nom de jeune fille

Texte

champ texte libre

Né(e) le

Date

Photo

Pièce Justificative

Pour obtenir une photo du demandeur.

Adresse

Zone de texte

Zone de texte pour laisser l’écriture de l'adresse sur plusieurs ligne si nécessaire

Commune

Menu déroulant ou Texte

Utiliser une zone de texte est possible. Mais des erreurs de saisie peuvent empêcher plus tard des statistiques. Il est donc préférable d'utiliser un menu déroulant. Se référer pour cela au chapitre Ressources pour avoir la liste des communes de Polynésie et obtenir quelque chose comme:

Notez aussi que l'ile devient un champ facultatif car inséré dans le champ de la commune.

Justificatif de domicile

Pièce justificative

Pour obtenir une copie de facture d'EDT ou de téléphone.

Numéro de téléphone

Numéro de téléphone

email

Email

N° Tahiti

Numéro TAHITI

Un entier pour éviter l'entrée de caractère alphabétiques.

Catégorie

Menu déroulant à choix multiple

Un menu déroulant pour éviter les erreurs de saisie et à choix multiples car un artisan peut avori plusieurs activités. Liste des valeurs:

Pour obtenir

Au final, vous devriez obtenir un formulaire qui ressemble à ceci:

Annotations privées

Les annotations privées sont l’équivalent du cadre réservé à l’administration présent sur les formulaires papiers.

L’onglet « Annotation privées » permet d’éditer des champs qui seront remplis par les accompagnateurset exclusivement visibles par les accompagnateurs.

Les annotations privées se créent comme des champs normaux.

Dans notre cas, il nous faut créer un champ 'Carte d'artisan' pour y inscrire le numéro de la nouvelle carte créée.

Service

Conformément aux exigences RGPD, il vous est demandé de compéter l'onglet « Service ». Vous le retrouverez dans le menu bleu à gauche de l'écran, au-dessus de l'onglet "Instructeurs". Il s'agit de donner quelques renseignements sur le service qui instruira la procédure.

Voici un exemple pour le service de l'artisanat.

Cela donne le tableau suivant:

Champ

Valeur

Nom

Service de l'artisanat traditionnel

Organisme

Organisme

Numéro TAHITI

000000 (pas de numéro TAHITI pour le service de l'artisanat)

Type d’organisme

Type d’organisme

Adresse email

[email protected]

Numéro de téléphone

40 53 23 21

Horaires

Du lundi au jeudi de 7h30 à 15h30

et le vendredi de 7h30 à 14h30

Adresse

BP 4451 - 98713 Papeete

Immeuble Lejeune,

82 Avenue du Général de Gaulle

Instructeurs

Chaque démarche doit doit être instruites par des agents. Le panneau instructeurs permet de lister les agents responsables du traitement de la démarches.

L'ajout des instructeurs se fait en ajoutant leur courriel.

Finalisation

Une fois la démarches créée, il reste deux étapes

  • La création d'une démarche de type renouvellement de carte d'artisan

  • La publication de ces deux démarches

Mais avant d'effectuer ces deux étapes, il est important de comprendre une action: le clonage

Cloner une démarche

Cloner une démarche signifie la dupliquer pour en créer une deuxième qu'li sera alors facile de modifier.

Pour cloner une démarche, dans le tableau des démarches, cliquer sur le bouton 'cloner':

Créer la démarche de 'Renouvellement de carte d'artisan'

Pour cela, il suffit de cloner la démarche de première demande et dans cette nouvelle démarche créée, modifier le titre, enlever les champs inutile, ajouter le champ 'Ancienne carte' etc...

A la fin de l'opération, deux démarches existent: celle pour la création d'une carte, et celle pour le renouvellement. Il reste alors à les publier

Publier des démarches

La publication d'une démarche consiste à la rendre accessible au public pour que chaque usager puisse créer des dossier associés à cette démarche.

La publication se fait dans l'onglet 'Publication' en cliquant sur le lien 'Publier' en haut à droite.

Si le bouton Publier est grisé, inactif, maintenez votre souris au dessus du bouton, un message apparaîtra pour vous expliquer ce qui manque à votre démarche. Parmi les oublis fréquents:

  1. Avez vous pensé à créer, affecter un service à votre démarche ?

  2. Avez vous pensé à affecter des instructeurs à votre démarche ?

La publication vous demande un nom unique qui servira de lien sur internet pour accéder à votre démarche.

Et voilà votre démarche est en ligne (sourire)