Comment rendre une démarche accessible au public

Vous avez créé votre démarche et vous souhaiteriez l'officialiser, la rendre publique pour que les personnes concernées par votre démarche puissent poster leurs demandes.

Une fois que votre démarche sera publiée, vous ne pourrez plus:

• Changer les champs: changer les valeurs d'une liste, la description d'un champ n'est plus possible

• Changer les annotations privées

Vous pourrez changer la description du service, la page de description de la démarches, les mails envoyés.

Voilà pourquoi il est très important de tester votre démarche:

1. Créer des dossiers comme des usagers le ferait

2. Demandez à vos instructeurs de tester l'instruction du dossier pour identifier les problèmes sur les annotations privées, les champs qui pourraient manquer.

3. Identifiez si votre processus au sein du service fonctionne: Lien avec d'autres service, gestion des chronos, étapes sur le dossier

Une fois votre procédure testée, vous pouvez passer à l'étape de publication

Pour publier votre démarche:

1. Aller dans l’onglet test et publication de chaque démarche

   

2. cliquer sur le bouton vert Publier en haut à droite

3. L’interface vous demande alors de choisir un chemin et plutôt que de laisser cette suite de caractères héxadécimaux, nous allons pouvoir choisir un chemin plus explicite. Cf conseils ci-dessous

Quelques règles pour le nommage :

• ce lien n’a pas vocation à être un label explicite mais il doit être identifiant, c’est-à-dire qu’il doit permettre de distinguer les démarches entre elles

  • d’où le fait de les préfixer par le nom du service,

  • Nous vous recommandons d’avoir un numéro de version ou une année et un mois si la démarche n’est valable que pour une période donnée. Cela permettra de gérer plusieurs version de cette même démarche.

• Un usager doit pouvoir retrouver son formulaire en tapant dans sa barre d’adresse un mot comme ‘releve’, ‘technicien, ‘fluvial’

  • Donc donnez un titre explicite en supprimant les mots génériques.

• entre 3 et 50 caractères, aucun accent, aucun blanc, juste des tirets ou des soulignés, des lettres et chiffres

• cet identifiant doit permettre à quelqu’un du service de comprendre d’un seul coup d’œil de quelle démarche il s’agit

Quelques exemples de liens possibles :

• djs-carte-professionnelle-v1

• djs_declaration_encadrant_educateur_animateur_v2

• dgrh-2019-05-concours-interne-7-techniciens

• gegdp-v1-1ere-occupation-fluvial-pp (pp=personne physique) Notez la suppression du mot ‘domaine’, mot générique inutile

• gegdp-v1-1ere-occupation-portuaire-pm (pm=personne morale)

• dgee-releve-de-note-v3

Quelques exemple interdits ou déconseillés :

• ART-Demande-Carte-Artisan (pas de majuscules)

• djs carte professionnelle (pas de blanc)

• dossier-d’inscription (pas d’apostrophe)

• dossier,sur-titre,pour-le-recrutement (pas de virgule, de signes de ponctuation)

• dgee-rdn (abréviation pour relevé de notes, concis mais pas clair pour la maintenance)

• dgrh-concours-01 (impossible pour un utilisateur de le retrouver)

Bref à la fin, le lien pour une démarche doit presque pouvoir être compris par tout le monde.

Personne ne peut retrouver une démarche si le lien de la démarche n'a pas été inscrit sur une page d'un site web.

Faites en sorte de référencer votre démarche sur votre site web ! 😊

Là encore faite attention lorsque vous modifiez votre site web :

1. Il vaut mieux faire une page dédiée pour chaque formulaire : cela permet d’inscrire un descriptif de la démarche et cela permettra à des moteurs de recherche comme google de proposer votre formulaire aux utilisateurs. En effet, si votre lien se trouve au milieu d’une page web contenant d’autres informations, Google aura tendance a considérer que c’est une page générale moins intéressante et ne la proposeras pas. A minima cette page devrait contenir la description de votre formulaire et aussi des mots de lieu (Polynésie), de service (dgee) et tout mot susceptible d’être utilisé par un usager dans son langage de tous les jours ! Ainsi insérez en plus de ‘fluvial’, ’portuaire’ des mots comme ‘rivière’, ‘port’, ‘maison’, ‘immeuble’ etc… Désadministrez votre description en décrivant ce que l’usager recherche et non ce que votre formulaire fait.

2. Cela n’empêche pas au contraire d’avoir une page globale qui référence ces pages de formulaires pour aiguiller les personnes qui arriveraient directement sur votre site.

Dernier point : Il est possible de publier vos démarches sur la page https://www.service-public.pf/demarches-simplifiees/. La page référencée par le QR code présent sur les flyers de la conférence du service public qui a eu lieu le 23 avril 2019.

Utilisez le formulaire de contact pour nous faire la demande : https://www.mes-demarches.gov.pf/contact-admin